Do konce března zaměstnavatelé oznamovali nové nástupy prostřednictvím formuláře ONZ (Oznámení o nástupu/skončení zaměstnání). Od 1. dubna 2026 je v souvislosti se zavedením JMHZ k dispozici nová agenda Registrace zaměstnanců. Nově nastupující zaměstnance je proto nutné přihlašovat výhradně prostřednictvím dokladu „Registrace zaměstnance“ s typem akce 1 – Nástup. V odpovědi na registraci zaměstnance s typem akce 1 – Nástup obdrží zaměstnavatel identifikátory – osobní identifikační číslo (OIČ) a identifikátor pracovně právního vztahu (ID PPV).
Identifikátory pro účely Registrace zaměstnanců
OIČ – osobní identifikační číslo je unikátním osobním identifikačním číslem zaměstnance (desetimístné), které bude přiděleno ČSSZ při první registraci zaměstnance do systému. Toto číslo je bezvýznamové, tudíž z něj nebude možné odvodit datum narození ani pohlaví, jak je tomu u rodného čísla. OIČ bude zaměstnanci přiděleno jen jednou za život. To znamená, že pokud zaměstnanec změní zaměstnavatele, OIČ zůstává neměnné.
ID PPV – identifikátor pracovněprávního vztahu je identifikační číslo konkrétního pracovně právního vztahu zaměstnance. V případě, že bude mít zaměstnanec více souběžných pracovně právních vztahů, každý pracovní poměr bude mít své unikátní označení ID PPV. ID PPV nebude přenosné na jiného zaměstnavatele ani na jiný pracovněprávní vztah zaměstnance.
Přihlašování nových českých zaměstnanců od 1. dubna 2026
Přihlášení českých zaměstnanců je nutné v období od 1.dubna 2026 do 30. června 2026 provést přes Registraci zaměstance:
- do 8 dnů, ode dne:
- kdy zaměstnanec nastoupil do zaměstnání
- kdy zaměstnavateli vznikla povinnost zaměstnanci poskytovat plnění
- kdy zaměstnavatel zaměstnanci poprvé poskytl plnění
- v den, kdy předal OSSZ žádost o nemocenskou dávku, pokud zaměstnanec uplatnil nárok na výplatu dávky nemocenského pojištění dříve, než zaměstnavatel tohoto zaměstnance přihlásil do evidence zaměstnanců
Přihlašování nových zahraničních zaměstnanců od 1. dubna 2026
Jedná-li se o zahraničního zaměstnance, vzniká od 1.dubna 2026 zaměstnavateli povinnost tohoto zaměstnance přihlásit ještě před nástupem k výkonu práce. Je tedy možné takového zaměstnance přihlásit i v den nástupu tohoto zaměstnance do zaměstnání, ale musí to být před začátkem výkonu práce.
Lhůta pro přihlášení zahraničních zaměstnanců je nejdříve 8 dnů před předpokládaným nástupem zaměstnance do zaměstnání.
Přihlašování nových zaměstnanců od 1. července 2026
Od 1. července 2026 se povinnost přihlásit zaměstnance do zaměstnání ještě před nástupem k výkonu práce vztahuje na všechny zaměstnance, tedy české i zahraniční. Zaměstnance lze přihlásit nejdříve 8 dnů před plánovaným nástupem a nejpozději před samotným zahájením výkonu práce.
Vzhledem k rozsahu údajů, které je v rámci Registrace zaměstnance nutné zaslat, se jedná o administrativně náročný úkon. Pro jeho zjednodušení je možné (výhradně u českých občanů) využít dvoufázovou registraci zaměstnance.
V první fázi se odesílá tzv. „částečná registrace“, která obsahuje pouze základní údaje. V rámci částečné registrace postačí uvést:
- Jméno
- Příjmení
- Rodné příjmení
- Rodné číslo
- Místo narození
- Státní občanství zaměstnance
- Předpokládaný den nástupu zaměstnance do zaměstnání
- Variabilní symbol zaměstnavatele.
Zaměstnavatel si splní povinnost přihlásit zaměstnance před nástupem do zaměstnání odesláním registrace obsahující buď kompletní údaje, nebo částečnou registraci zaměstnance.
V případě částečné registrace, kdy zaměstnavatel uvede pouze základní údaje, je nutné zaměstnance doregistrovat nejpozději do 8 dnů ode dne jeho nástupu do zaměstnání.
Upozornění: Možnost částečné registrace před nástupem k výkonu práce se vztahuje pouze na české zaměstnance. U zahraničních zaměstnanců tato možnost není možná.
Storno přihlášky zaměstnance, který nenastoupí k výkonu práce
V praxi může nastat situace, kdy zaměstnavatel přihlásí zaměstnance, který nakonec k výkonu práce nenastoupí. V takovém případě je zaměstnavatel povinen odeslat doklad „Registrace zaměstnance“ s typem akce 8 – Storno.
Odhlašování zaměstnanců, nahlašování změn a oprav od 1.4.2026
Pro odhlašování zaměstnanců, hlášení změn i zasílání oprav chybně odeslaných údajů platí od 1. dubna 2026 stejná pravidla jako pro přihlašování.
Veškeré úkony je od tohoto data nutné provádět prostřednictvím dokladu „Registrace zaměstnance“, a to s využitím následujících typů akcí:
- 2 – Skončení (při ukončení zaměstnání),
- 3 – Změna (při hlášení změn údajů),
- 4 – Oprava (pro opravu chybně uvedených údajů).
U všech těchto typů akcí jsou povinnými údaji identifikátory OIČ a ID PPV.
Přihlašování dohod od 1. 4. 2026 a od 1. 7. 2026
Od 1. dubna 2026 vzniká povinnost přihlašovat všechny dohody, včetně těch, které nezakládají účast na pojištění. Princip přihlašování bude shodný jako u ostatních pracovněprávních vztahů.
Od 1. července 2026 se na dohody budou plně uplatňovat stejná pravidla jako na ostatní pracovněprávní vztahy.
